今天 Digital Inspiration 发表了一篇文章,可以算是 Google Docs 的非官方进阶使用指南,以问答的形式介绍了很多 Google Docs 的使用技巧,方便用户更好的使用 Google Docs 这套在线办公套件.

Q: 怎样才能把我所有的本地 Microsoft Office 文件都上传至 Google Docs?

A: Windows 用户可以使用 List Uploader 这个工具. 使用这个工具可以通过简单的拖拽批量把本地 Office 文件 上传至 Google Docs.

Mac OS X 的用户可以使用 GDocsUploader, 同样通过简单的拖拽就能批量上传 Office 文件.

另外也可以选择 GDocsBar, 这是一款 Firefox 插件,安装以后只要把 Office 文件拖到 Firefox 侧边栏,文件就会自动上传到Google Docs.

Q: 如何才能使用 Google Docs 直接在浏览器中打开本地后缀为 doc/xls/ppt 的 Office 文件?

A: 安装 Google Toolbar 然后在选项中勾选 “Google Docs”.这就会把 Office 文件用 Google Docs 在浏览器中打开,而不是用 Microsoft Office 打开.

Q: 如何下载所有储存在 Google Docs 中的文档?处于安全等原因,把重要文件在本地备份也很重要.

A: 如果要下载所有 Google Docs 上的文档的话,可以使用 Google Docs Download 这个 Greasemonkey 脚本.这个脚本会创建一个所有你的在线文档列表,之后你就可以使用 DownloadThemAll 这个 Firefox 插件一步下载所有文档了.

Q: 如何才能在我的 Google Docs 文档中加入水印呢(比如”私人的”,”机密的”等)?

A: 你只要修改你需要添加水印的文档 CSS 就可以了 – 添加一个不会重复的背景图片.

Q: 我能否使用 Google Docs 打开 Word 2007 (docx) 格式的文档?

A: 很遗憾, Google Docs 目前还无法打开 Office 2007 的格式,这一点 Zoho Office 就好多了.但是你仍然可以使用 Zamzar 来把 Word 2007 格式的文档转换成之前的格式(doc)来上传至 Google Docs.

Q: 我在手机上查邮件,有一封邮件的附件是一个 PowerPoint 文档,我手机上没有 Office 文件查看器,我能用 Google Docs 查看这个文档吗?

A: 当然可以.你只要把这封邮件(和附件一起)转发至你的 Google Docs 邮件地址(Google Docs 的邮件地址可以在 Google Docs 的上传页面找到).很快你就会收到一封回复邮件,里面就有你上传的那个文档的 Google Docs 链接,用手机上的浏览器打开这个链接就能在 Google Docs 中打开这个文档.

Q: 我在 Google Docs 中用英语写了一篇很长的文章,但是我的客户要求我提供一个法语版本.我能使用在线翻译工具翻译 Google Docs 中的文档吗?

A: 你可以以网页形式发布(在右上角 Share 中选择)你那篇写完的 Google Docs 文档然后使用 Google 翻译来翻译你的文档.你可以把翻译后的文字复制到一个新文档,然后关闭原来那篇文章的分享选项.

Q: 我把一封 Google Docs 文档发送给很多人,我能不能追踪谁在什么时候看了这篇文档?

A: 你可以进入 Google Docs 我设置页面(链接)中启用”使用 Google Analytics(分析)跟踪在线文档的访问情况(Track visits to my documents using Google Analytics)” 这一功能.然后在 Google Analytics 中查看文档的浏览情况.

Q: 好吧,那如果我把一个文档发送给了我的老板,我如何才能知道他有没有打开这个文档呢?

A: 你只要在文档中嵌入一个 1×1 的追踪图像就可以知道别人在什么时候打开过这个文档了.

Q: Google Docs 中普通的创建新文档的方法是点击 File(文档), 然后选择 New Document(新文档),如果我想在 Google Docs 中更方便的创建新文档该怎么办呢?

A: 很简单,你可以在浏览器书签栏添加一个 bookmarklet 或者创建一个桌面快捷方式.具体方法可见这里(英文)

Q: 我想把 Google Docs 变成一个类似与 Writeroom 的写作工具可以吗?

A: 选择Edit(编辑)–> Document Styles(在线文档样式),把背景颜色改为黑色.然后把字体前景色改为白色或者绿色,然后按下 Ctrl+Shift+F 来进入全屏模式即可.

Q: 我知道我们能在 Google Docs 中创建文档和在线表格,那我还能干什么呢? Google Docs 还有什么有创造性的使用方法?

A: 你能使用 Google Docs 来写博客,写书,做一个简单的 RSS 阅读器,比较文本文档,监视网页,进行网络投票,甚至计划婚礼等等.

Q: 那又有哪些 Google Docs 的桌面应用程序呢?

* GMDesk – 这是一个基于 AIR 的应用程序,它能使 Google Docs 像一个桌面程序一样运行.感谢 Ryan.

* GDocsBar – 上面已经介绍过,这是一款完美的 Google Docs 的 Firefox 扩展.

* Send to Google Docs – 把网络文档(包括 PDF)直接上传至 Google Docs.

* OO Add-on – 把 OpenOffice.org 或者 StarOffice 中的文档导入或导出至 Google Docs.

Q: 我能在 Firefox 的侧边栏中进入 Google Docs 吗,像在 Firefox 的侧边栏进入其他 Google 服务一样?

A: 你可以为这个地址 http://docs.google.com/m 创建一个书签,然后选定在 Firefox 侧边栏中加载这个书签.这样你就可以在侧边栏中浏览所有的文档,但是不能创建新文档.

Q. 我能使用 Google Docs 像 Microsoft OneNote 一样写便条或者保存网页片段吗(web clippings)?

A: 你可以在新选项卡中打开一个新的 Google Docs 中的文档,然后把其他浏览器窗口/选项卡上的网页片段拖拽至这个文档.目前不确定是否同样适用于 Google Chrome 浏览器.